Автоматизация документооборота и бизнес процессов (BPM)

Автоматизация бизнес-процессов

E1 позволяет автоматизировать бизнес организации в таких процессах как согласование и обработка документов, ознакомление с документами, выдача поручений и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками и многоe другое. Автоматизация бизнеса обеспечивается за счет применения в системе свободных и жестких маршрутов (workflow) движения документов.
Маршруты создаются и редактируются в удобном графическом редакторе.

Автоматизация бизнес-процессов

Возможности использования

В рамках работы по документу возможно создание любого количества поручений, согласований и ознакомления. При формулировании нескольких задач по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа по организации. Маршрут может быть последовательным (когда перемещение документа к следующему сотруднику происходит после завершения работы предыдущим сотрудником) и параллельным (когда в рамках документа существуют одновременно несколько самостоятельных потоков работ). При этом возможно построение иерархической цепочки выполнения задач.

Для построения типовых маршрутов используется графический дизайнер маршрутов, а с помощью пунктов меню на панели инструментов документа можно построить нестандартный маршрут работ по документу.

Задачи могут быть выданы как на конкретного пользователя (роль, должность), так и на группу с определяемыми правилами разбора заданий внутри группы.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Автоматизируйте 95% типовых бизнес-процессов.
  • Автоматизируйте деятельность организации без изменения регламентов бизнес-процессов.
  • Создавайте сложные маршруты движения документов с учетом всех возможных ситуаций.
  • Контролируйте все этапы хода бизнес-процессов.
  • Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов.
  • Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.
Узнать больше

Контроль исполнения заданий

Вопрос исполнительской дисциплины актуален в любой организации.

Чтобы контролировать деятельность своих сотрудников, нет необходимости вынуждать каждого предоставлять отчет. Е1 сэкономит время и Вам и Вашим подчиненным.

Делайте выгрузки необходимых Вам отчетов, контролируйте актуальные задачи и следите за просроченным исполнением поручений в режиме реального времени.

Контроль исполнения заданий

Возможности использования

  • Полноценный контроль деятельности сотрудников любой организации на основании данных системы.
  • Контролируйте работы по документам, отдельным маршрутам или поручениям.
  • Все данные можно хранить в динамически настроенных и обновляемых папках, чтобы актуальная информация о сотрудниках была всегда легкодоступна.
  • Создавайте периодические задачи или контролируйте сроки исполнения важных задач как одного сотрудника, так и всей рабочей группы в целом.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Контроль работ по документам.
  • Контроль маршрутов документов.
  • Отслеживание поручений.
  • Отслеживание сроков исполнения поручений.
  • Настройка уведомлений о сроках исполнения и согласования.
  • Создание периодических задач.
  • Контроль деятельности рабочей группы.
  • Хранение данных в динамически обновляемых системных папках.
  • Создание гибко настраиваемых отчетов.
Узнать больше

Согласование и ознакомление

Как много времени приходится тратить на согласование документов? Неделю? Две?!

Хождение по кабинетам с пачками бумаги и ожидание ознакомления руководства откладывает множество важных задач на второй план.

Рассылка по электронной почте только усложняет дело. Потерянные или недошедшие до адресата письма могут сорвать сроки или, что еще неприятнее, подписание важных контрактов.

Сделайте процедуру согласования и ознакомления с документами максимально быстрой, а главное, позвольте сотрудникам заниматься другими важными задачами, освободив от необходимости разносить документы по кабинетам.

Согласование и ознакомление

Возможности использования

  • Встроенные в Е1 возможности удобного и быстрого согласования и ознакомления сокращают сроки работ с документами в 3 раза.
  • Подтверждайте согласование с помощью ЭП, организуйте групповое ознакомление и будьте всегда в курсе хода исполнения работ по документу.
  • Если сроки работ поджимают, можно уведомить об этом согласующего и контролера, выставив срок согласования.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Групповые согласования/ознакомления.
  • Выстраивание маршрутов согласований/ознакомлений.
  • Согласование/ознакомление на рабочую группу.
  • Согласования с помощью ЭП.
  • Возможность согласования/ознакомления без открытия документа.
  • Лист согласований и ознакомлений позволяет отслеживать ход работ по документу.
Узнать больше

Делегирование

Е1 содержит невероятно удобную функцию делегирования и замещения должностей. С помощью данной функции пользователь может назначить себе временного или постоянного заместителя. Временный заместитель действует в системе до тех пор, пока замещаемый пользователь не войдет в систему (удобно при замещении человека на время его отпуска). Для руководителя, который по тем или иным причинам не использует Е1, но зарегистрирован в ней, как пользователь, от которого требуется некая активность (согласования, выдача поручений и др.), можно завести в системе постоянного заместителя.

Система замещения должностей является действенным инструментом автоматизации бизнес-процессов, позволяющим руководителям еще быстрее распределять задачи между сотрудниками, а сотрудникам эффективно использовать свое рабочее время.

Делегирование

Возможности использования

  • Используйте возможность исполнения заместителями ролей замещаемых ими сотрудников.
  • Используйте поддержку работы постоянных заместителей (уполномоченных пользователей).
  • Используйте гибкую систему настройки прав заместителей.
  • Автоматическое снятие прав с заместителя в момент входа в систему замещаемого сотрудника.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Задачи выполняются, даже если кто-либо из сотрудников неожиданно отсутствует на рабочем месте (болезнь, срочная командировка).
  • Назначьте себе постоянного заместителя для выполнения рутинных операций.
  • Всегда имейте четкое представление о том, на кого назначена та или иная задача в отсутствии основного исполнителя.
Узнать больше

Автообработка

Плюс ко всему, Е1 позволяет автоматизировать большинство рутинных и повторяющихся операций в бизнес-процессов, тем самым значительно повышая эффективность использования рабочего времени сотрудников. С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать такие не требующие вмешательства человека операции, как:

  • регистрация документов;
  • присоединение файлов;
  • запуск документов по типовым маршрутам;
  • создание связей между документами;
  • отправка документов по электронной почте;
  • назначение исполнителя документа, срока его исполнения и контролера;
  • формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.
Автообработка

Возможности использования

  • Используйте автоматическую регистрацию проектов документов на основании информации, полученной из следующих источников: письма электронной почты, данные, указанные в web-форме (вместе с присоединенными файлами), помещенные в определенную папку файлы.
  • Запускайте по маршруту проекты документов, зарегистрированных на основе импортированных данных.
  • Используйте автоматическую регистрация проектов документов в требуемых пользователю потоках.
  • Проверяйте папки через определенные промежутки времени с целью обнаружения новых не зарегистрированных документов.
  • Используйте возможность настройки регистрации проекта документа на основании файлов, помещенных в папку только при наличии файла с определенным расширением.
  • Регистрируйте документы в указанном потоке в автоматическом режиме.
  • Используйте автоматическую постановку документа на маршрут.
  • Используйте автоматическую постановку на контроль исполнения.
  • Используйте возможность работать вместе с системой автоимпорта.
  • Используйте «понимание» текстовых документов форматов .doc и .docx по заранее настроенным шаблонам.
  • Отправляйте письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону.
  • Отправляйте письма по внутренней почте.
  • Выполняйте поисковые запросы с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа.
  • Создавайте отчеты по документам.
  • Создавайте файлы Microsoft Word по заранее настроенному шаблону.
  • Создавайте связи между документами (указание связанных документов).
  • Создавайте подпоручения и дочерние согласования.
  • Присоединяйте файлы к любому документу комплекса.
  • Используйте автоматическое снятие документов с контроля.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Автоматизируйте процесс регистрации всех типовых документов.
  • Сократите время регистрации документов более чем в 10 раз.
  • Освободите более 20 человекo-часов в месяц.
  • Снизьте количество ошибок при заполнении РКК на 90%.
  • Забудьте о проблеме потерянных и незарегистрированных документов.
  • Освободите до 20% рабочего времени сотрудников, участвующих в документообороте, для выполнения действительно важных задач.
  • Не тратьте время сотрудников на регистрацию документов.
  • Снизьте процент ошибок при делопроизводстве на 75%.
  • Повысьте удовлетворенность сотрудников, освободив их от выполнения рутинных операций.
Узнать больше