Управление документами (DMS)

Зачем автоматизировать документооборот с «Е1 Евфрат»?

Система «Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям:

  • Значительно снизить время согласования документов;
  • Увеличить скорость и эффективность исполнения поручений;
  • Устранить проблему потери документов;
  • Снизить затраты на ведение архива;
  • Упростить процесс поиска документов.

Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:

  • Возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
  • Учета рабочего времени сотрудников;
  • Оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений с использованием мобильных устройств.

Забудьте о потерянных документах, находите и согласовывайте необходимые документы в 10 раз быстрее, а также оплачивайте счета, с Е1, вовремя.

Электронный документооборот

Е1 позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в системе реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем подобного класса. При регистрации каждому документу в Е1 присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, а также формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа.

Электронные документы в системе могут быть созданы как в процессе текущей работы в текстовом или графическом редакторе, так и созданы ранее с последующим прикреплены к РКК. Прикрепление может содержать любое количество электронных документов разных форматов.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы;
  • договоры;
  • служебная записки.

Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации.

Система управления документами

Возможности использования

Е1 позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или с помощью Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.

В некоторых компаниях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Забудьте о потерянных документах.
  • Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз.
  • Создайте для сотрудников единое информационное пространство.
  • Отслеживайте ход исполнения поручений.
  • Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в Вашей компании правилами.
  • Сократите время на регистрацию документов.
  • Регистрируйте бумажные и электронные документы в соответствии с требованиями ГСДОУ.
  • Поддерживайте номенклатуры дел и индивидуальную настройку папочной структуры документов.
  • Поддерживайте маршруты движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки).
  • Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата).
  • Используйте развитые возможности поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска).
  • Сохраняйте истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов).
  • Поддерживайте смешанный документооборот (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов).
  • Обеспечивайте информационную безопасность (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
  • Автоматическая генерация номера и даты документа.
  • Используйте словари, справочники и классификаторы при заполнении РКК.
  • Контролируйте заполнение полей РКК в автоматическом режиме.
  • Проверяйте новые документы на дублирование по заданным реквизитам РКК автоматически.
  • Работайте с проектами документов.
  • Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (автопроцессинг и автоимпорт).
  • Используйте инструменты для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов).
  • Создавайте собственные удобные формы документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.
Узнать больше

Делопроизводство

Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью обмена документов. Учет документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией электронного делопроизводства и документооборота. В Е1 реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также существует модуль интеграции с МЭДО уже в коробочном варианте. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система автоматизации делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.

Автоматизация документооборота на предприятии заключается в разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.

Управление документами (DMS)

Возможности использования

  • Интегрируйте технологии делопроизводства в единый процесс.
  • Ликвидируйте бумажный поток, автоматизируйте рутинные операции.
  • Автоматизируйте процесс прохождения документов внутри предприятия и за его пределами.
  • Сформируйте алгоритмы прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов) без программирования.
  • Осуществите документационную поддержку бизнес-процессов.
  • Планируйте и управляйте ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов.
  • Автоматизируйте административно-управленческие функции (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнения).
  • Организуйте и контролируйте деятельность персонала, учет и планирование рабочего времени.
  • Обеспечьте оперативный обмен официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия.
  • Формируйте и накапливайте базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
  • Интеграция с МЭДО, поддержка усиленной ЭП для работы с государственными органами.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Сократите количество потерянных документов на 95%.
  • Автоматизируйте прохождение документа по отделам организации.
  • Повысьте эффективность планирования и управления ресурсами.
  • Используйте в 5 раз меньше бумаги.
  • Учитывайте рабочее время и контролируйте исполнение поручений более эффективно.
  • Используйте единую систему обмена сообщениями внутри организации.
Узнать больше

Управление договорами

В Е1 поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров, а также Е1 позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации, согласования и организации хранения документов в электронном виде. Благодаря Е1 Вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату. Вместе с этим можно реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Управление договорами

Возможности использования

  • Сократите время подготовки договоров в 3-4 раза.
  • Согласуйте договоры внутри организации в 4-6 раз быстрее.
  • Увеличьте количество согласованных в срок договоров более чем на 50%.
  • Забудьте о нежелательных инцидентах (штрафах, спорах) в ходе договорной работы.
  • Контролируйте ход исполнения договора с помощью планировщика задач по договору.
  • Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
  • Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
  • Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
  • Работайте с первичными бухгалтерскими документами в Е1.
  • Автоматизируйте процессы согласования оплат.
  • Создавайте различные маршруты согласования для различных типов счетов.
  • Интегрируйте Е1 с 1С: Предприятие 8.0, 8.2.
  • Интегрируйте справочники контрагентов для 1С.
  • Вызывайте документы, зарегистрированные в Е1 непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
  • Используйте открытый API для интеграции с учетными системами.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
  • Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
  • Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
  • Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов.
  • Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.
  • Сократите время сбора первичных бухгалтерских документов в 2 ― 3 раза.
  • Ищите копии закрывающих документов в 4 ― 6 раз быстрее.
  • Готовьте выборку первичных документов в 10 раз быстрее.
  • Ускорьте процесс согласования счетов на оплату в 2 ― 3 раза.
  • Своевременно оплачивайте на 60% больше счетов.
  • Пользуйтесь архивной службой в 5 раз реже.
  • Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 2 раза.
Узнать больше

Просмотр и печать

В большинстве современных систем электронного документооборота для просмотра и печати документов используются сторонние приложения, модули и программы. Это может увеличивать стоимость владения системой, усложнить просмотр и печать из-за того, что какой-то формат файлов не поддерживается, фрагментировать информационную инфраструктуру компании, что затрудняет ее техническую поддержку.

Работая в Е1, пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

Просмотр и печать документов

Возможности использования

  • Поддержка наиболее распространенных форматов файлов (*.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.ppts, *.jpg, *.gif, *.tif, *.pdf, *.bmp, *.pdf/a и многих других).
  • Почувствуйте высокую скорость обработки задания на печать.
  • Используйте предварительный просмотр документов с помощью встроенного viewer-a.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Не тратьте деньги на приобретение стороннего ПО.
  • Забудьте о проблемах некорректного отображения документов при печати.
  • Повысьте эффективность обслуживания ИТ-инфраструктуры организации.
  • Быстрее готовьте документы для налоговых и аудиторских проверок.
Узнать больше