При использовании системы электронного документооборота в организации неизбежно встает вопрос о выведении документов из оперативного использования и обеспечении их систематизированного хранения, то есть ведения архива. Документы, списанные в такой электронный архив, должны содержаться в соответствии с определенными условиями и быть доступны сотрудникам для просмотра при условии наличия у них соответствующих прав. Модуль «Архивариус» в системе ЕВФРАТ представляет собой инструмент, обеспечивающий долговременное хранение документов, вышедших из оперативной работы.

Модуль «Архивариус» является дополнительным модулем и предоставляет пользователям следующие возможности при работе с зарегистрированными в системе ЕВФРАТ документами:

• списание документов в электронный архив;
• просмотр архивных документов;
• назначение и изменение срока хранения архивных документов;
• изменение прав доступа к архивным документам;
• удаление документов из архива;
• составление сводок и отчетов о документах, находящихся в архиве;
• протоколирование основных действий с архивными документами.

Принципы организации и ведения электронного архива в модуле «Архивариус» в целом соответствуют принципам ведения ведомственного архива. Особенностью модуля является то, что сохраняется информация обо всех действиях, совершенных по документу до списания в архив, и поддерживается связь с оперативными документами системы ЕВФРАТ.

Лицензия модуля «Архивариус» позволяет всем пользователям системы ЕВФРАТ обращаться к архиву документов. При этом количество пользователей, имеющих право на списание документов и управление ими в архиве, ограничивается количеством приобретенных лицензий АРМ «Архивариус».