Документооборот является основным инструментом управления и сопровождает практически все бизнес-процессы организации. По этой причине утвержденные в организации регламенты работы с документами часто подразумевают выполнение действий в различных информационных системах. При этом определяется последовательность «включения» этих систем в работу, а сотрудники в ходе выполнения текущих задач используют одни и те же данные (справочники, словари, реквизиты). Учитывая эти тенденции, система ЕВФРАТ обладает развитыми возможностями интеграции в информационную структуру предприятия.

Главным инструментом, позволяющим интегрировать систему ЕВФРАТ со сторонними программными продуктами, является API (Application Programming Interface — интерфейс программирования приложений). Он разработан на платформе .NET, имеет полную документацию и предоставляется вместе с системой. API позволяет организовать различные схемы взаимодействия системы ЕВФРАТ с другими прикладными программами (правовыми, складскими, бухгалтерскими системами, порталами, ERP, CRM, HRM и др.) в рамках проектов, реализуемых Cognitive Technologies, партнерами компании или силами сотрудников компании-заказчика.

Для удобства конечных пользователей в базовой версии системы ЕВФРАТ также реализована интеграция с рядом популярных программных продуктов и приложений:

• электронной почтой и Microsoft Exchange Server;
• интеллектуальной службой каталогов Microsoft Active Directory;
• Проводником Microsoft Windows;
• пакетами офисных приложений Microsoft Office и OpenOffice;
• системами массового ввода документов Cognitive Forms и Cognitive Passport;
• системой «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0.

1. Интеграция с электронной почтой и Microsoft Exchange Server

Интеграция с электронной почтой и Microsoft Exchange Server позволяет дублировать по e-mail внутренние почтовые сообщения системы, отправлять по почте документы, уже находящиеся в системе, а также напрямую регистрировать в ЕВФРАТ полученные письма.

2. Интеграция с Microsoft Active Directory

Благодаря интеграции программы ЕВФРАТ с интеллектуальной службой каталогов Microsoft Active Directory системный администратор может легко импортировать в систему учетные записи пользователей (логин, экранное имя и т. д.).

3. Интеграция с Проводником Microsoft Windows

Интеграция с Проводником Microsoft Windows дает возможность пользователям регистрировать необходимые файлы в системе ЕВФРАТ с помощью графического интерфейса операционной системы (используя контекстное меню).

4. Интеграция с Microsoft Office и OpenOffice

Интеграция с популярными офисными пакетами Microsoft Office и OpenOffice позволяет регистрировать в системе ЕВФРАТ документы непосредственно из пользовательского интерфейса этих приложений (в панели инструментов появляется отдельная кнопка «Зарегистрировать в ЕВФРАТ»).

5. Интеграция с системами Cognitive Forms и Cognitive Passport

Для организаций, нуждающихся в быстром вводе большого количества однотипных документов, таких как анкеты, паспорта, накладные и счета-фактуры, была разработана интеграция системы ЕВФРАТ с программными продуктами Cognitive Forms и Cognitive Passport (разработчик — Cognitive Technologies).

Cognitive Forms — программный комплекс для потокового ввода и обработки однотипных бумажных документов печатного и рукописного заполнения (счета-фактуры, акты, накладные, анкеты, квитанции, декларации, платежные поручения, заявления и т. д.).

При интеграции системы ЕВФРАТ и комплекса Cognitive Forms информация, полученная при вводе и обработке документа, может быть автоматически перенесена в регистрационно-контрольную карточку. При необходимости к ней также может быть присоединен отсканированный образ документа.

Совместное использование системы ЕВФРАТ и комплекса Cognitive Forms позволяет повысить скорость ввода данных в 7-10 раз. При этом количество ошибок ввода сокращается в 20-25 раз (по сравнению с ручным вводом).

Cognitive Passport — система сканирования и распознавания документов, удостоверяющих личность. Уникальные технологии, реализованные в этом программном продукте, позволяют безошибочно выделять необходимую информацию, содержащуюся на гербовой бумаге, и передавать ее в информационную систему организации. При этом на процесс распознавания не влияют графические шумы (герб, блики ламинатной пленки, изгибы документа, голограммы и т. д.) и расположение документа на стекле сканера.

Интеграция систем ЕВФРАТ и Cognitive Passport позволяет автоматически переносить в регистрационно-контрольную карточку документа все данные, полученные при обработке удостоверений личности. При необходимости к ней также могут присоединяться отсканированный образ документа, фотография владельца и его подпись. Это позволяет автоматизировать оформление документов, требующих персональных данных (например, договор, заявка на пропуск и т. д.)

В результате интеграции двух систем скорость оформления документа возрастает в 5-6 раз, а количество ошибок, совершаемых в процессе ввода данных, сокращается в 10-12 раз (по сравнению с ручным вводом).

6. Интеграция с системой «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0

В базовой версии системы ЕВФРАТ реализована интеграция с программой «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0, что позволяет упорядочить работу с финансовыми документами организации и создать в ней единое информационное пространство с двусторонним обменом информацией.

Интеграция справочников «1С» и ЕВФРАТ

На практике значение реквизита «Контрагенты» регистрационно-контрольной карточки «Договор» в системе ЕВФРАТ совпадает со значением одноименного справочника, создаваемого и пополняемого в «1С». Интеграция справочников реализована таким образом, что передача данных в ЕВФРАТ из «1С» происходит в режиме on-line. Предложенный принцип взаимодействия применим и для других справочников, используемых в системах «1С» и ЕВФРАТ.

Доступ к документам системы ЕВФРАТ из «1С»

При добавлении записи о договоре по контрагенту в таблицу договоров в «1С» бухгалтеру часто требуется подробная информация об условиях взаимоотношений сторон договора. Поиск соответствующих документов (полный текст договоров, дополнительных соглашений, приложений) достаточно трудоемок, так как чаще всего нужная информация находится либо в бумажном архиве, либо у менеджера, ведущего работу с контрагентом. Для ускорения доступа бухгалтера к тексту документов в системе ЕВФРАТ реализован механизм связывания записи о договоре в таблице договоров «1С» с конкретным договором, зарегистрированным в ЕВФРАТ. Теперь бухгалтеру достаточно в «1С» нажать кнопку «Показать договор», и на его рабочем месте откроется карточка нужного документа из ЕВФРАТ со всеми учетными реквизитами, контрольной информацией, историей согласований и утверждения, а также текст договора.

Реализованная интеграция с программным продуктом «1С: Предприятие» является лишь частным случаем интеграции системы ЕВФРАТ. Используя API, поставляемый с системой, можно реализовать и иные виды интеграции как с программами семейства «1С», так и другими приложениями.