Автоимпорт документов
Не тратьте время на регистрацию документов – система сделает это за вас!
Большинство рутинных операций делопроизводства связаны с регистрацией входящих документов, а разнообразие и разнородность каналов поступления этих документов зачастую сильно усложняет ход бизнес-процессов.
Система Е1 Евфрат имеет возможность автоматически регистрировать документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.
Использование автоимпорта документов позволит освободить сотрудников организации от выполнения рутинных операций, связанных с вводом документов, и повысить достоверность вносимой в систему информации.
Возможности
Е1 Евфрат поддерживает функцию понимания документов, т.е. их автоматический анализ с выделением смысловых частей и необходимых реквизитов. Понятая таким образом информация автоматически заносится в регистрационно-контрольную карточку документа. В результате регистрация типового документа занимает секунды, что в 5-10 раз быстрее ручного ввода, при этом снижается процент ошибок в данных. Эта возможность системы незаменима в организациях, имеющих четкие внутренние регламенты по виду и типу используемых документов или придерживающихся в своей работе ГОСТов.
В настоящее время система может анализировать входящую корреспонденцию и договоры по различным видам деятельности. Для договоров автоматически заполняются следующие реквизиты: дату заключения, названия компаний, заключающих соглашение, предмет договора, срок действия договора, количество страниц договора. Кроме этого автоматически определяется наличие приложений и дополнительных соглашений, и к карточке документа прикрепляются соответствующие файлы.
Для входящей корреспонденции в регистрационно-контрольную карточку 
автоматически заносятся: дата, информация о корреспонденте (название организации, Ф.И.О., должность), адресат (название организации, Ф.И.О., должность), краткое содержание, количество страниц.
Время обучения системы на иные виды документов составляет около одной недели (на один вид документа).
- Автоматическая регистрация проектов документов на основании информации, полученной из следующих источников: писем электронной почты, данных, указанных в web-форме (вместе с присоединенными файлами); файлов, помещенных в определенную папку;
- Запуск проектов документов, зарегистрированных на основе импортированных данных, по маршруту;
- Автоматическая регистрация проектов документов в требуемых пользователю потоках;
- Проверка папки через определенные промежутки времени с целью обнаружения новых не зарегистрированных документов;
- Возможность настройки регистрации проекта документа на основании файлов, помещенных в папку только при наличии файла с определенным расширением.
Преимущества для вашего бизнеса
- Автоматизируйте процесс регистрации всех типовых документов;
- Сократите время регистрации документов более чем в 10 раз;
- Освободите более 20 человек-часов в месяц;
- Снизьте количество ошибок при заполнении РКК на 90%;
- Забудьте о проблеме потерянных и незарегистрированных документов.
Пример использования.
Регистрация входящей корреспонеденции.
Работу функции автоимпорта документов также хорошо иллюстрирует процесс регистрации входящей корреспонденции.
К примеру, вы можете настроить автоматическую регистрацию всех документов, пришедших по электронной почте с определенного адреса. Более того, возможна регистрация не всех пришедших документов, а только тех, в названии которых содержится определенное слово. При получении соответствующего сделанным настройкам документа система автоматически распознает в нем все необходимые для заполнения РКК реквизиты, зарегистрирует его и запустит по нужному маршруту. Например, так можно регистрировать все заказы, приходящие от клиентов, которые уже зарегистрированы как контрагенты в системе Е1 и автоматически направлять их по маршруту аккаунт-менеджерам на исполнение.