Электронный архив
Сделайте архив ваших документов размером с телефон и доступным отовсюду!
В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Е1 Евфрат реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). Е1 Евфрат обеспечивается ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.
Возможности
Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.
После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля документ может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах)
с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связимежду архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.
Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом документов система позволяет представлять сохраненные запросы в виде иерархической папочной структуры как для общего, так и личного использования с учетом прав доступа.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе – контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», 
то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетания, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа. Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
- Создание единой базы электронных документов любых форматов (.doc, .xls, .pdf, .tif, .jpeg, .wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
- Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);
- Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т. д.;
- Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
- Создание отчетов и аналитических справок;
- Информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.
Преимущества для вашего бизнеса
- Ищите документы в 30 раз быстрее;
- Сократите время подготовки выборки документов в 20 раз;
- Определяйте права доступа к архиву для различных групп сотрудников;
- Однозначно задавайте места хранений бумажных копий документов;
- Сократите расходы на корпоративный архив в 7 раз;
- Обращайтесь в архивную службу в 20 раз реже;
- Получите возможность доступа к истории изменений всех архивных документов;
- Не тратьте время на ведение учета архивных документов;
- Сократите количество потерянных документов на 95%;
- Объедините документы удаленных подразделений в едином хранилище.
Пример использования.
Внедрение электронного архива в ЭНИТ.
Примером может служить проект для российского представительства Национального Управления Италии по туризму (ЭНИТ).
ЭНИТ ведет постоянную переписку с головным офисом, а также российскими и зарубежными партнерами. В результате в офисе скопился большой объем деловой корреспонденции, которая требовала учета и хранения. Чтобы упростить эту задачу, было принято решение о создании архива электронных документов.
Электронный архив ЭНИТ ведет работу с двумя потоками документов — исходящими и входящими. Система обеспечивает ввод документов в систему посредством сканирования, их регистрацию, систематизацию, архивное хранение и оперативный поиск. В электронном архиве реализована возможность частичного или полного переноса базы данных на внешний носитель. Основной спецификой проекта является то, что вся корреспонденция, поступающая в представительство, составлена на итальянском языке. При этом архив настроен на стандарты делопроизводства, действующие в ЭНИТ, также создана технологическая цепочка по переводу всех существующих исходящих и входящих документов в электронный вид.