Электронный архив документов (EAS) | Электронный архив купить в Москве
Система электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов

Электронный архив купить

Что такое Е1?

Электронный архив

Компания «Е1 Евфрат» предлагает пользователям электронный архив купить по доступной цене. Система создана по требованиям ГОСТа и содержит все необходимые функциональные возможности для оптимизации архивных данных. Посредством Е1 создается общая база архивной информации. В результате не возникают контратипы файлов, на регистрацию и копии документов уходит минимум времени, упрощается система распространения информации между филиалами.


Организация электронного архива

Особенности применения

Вся зарегистрированная информация хранится в оперативном архиве. Для извлечения нужного документа предусмотрен поисковик.

Когда завершается работа с документом, он помещается в папку, на которой установлены сроки сбережения, на длительное хранение в архиве. Функционал Е1 позволяет связывать архивные данные с оперативными, в итоге в процессе сквозного поиска, документы будут найдены сразу по двум базам.

Отправив запрос, пользователь получит искомую документацию в считанные секунды. Это будет список файлов с их реквизитами. Найденные документы можно поместить в одну папку, в дальнейшем можно будет прослеживать обновленные результаты работы поисковика. Функционал предусматривает размещение папок по иерархичному методу, учитывая общее и личное пользование, а также права доступа.

Если документ текстовый, его можно найти по контекстовому поиску, для этого необходимо задать слово или словосочетание, удовлетворяющие запросы поиска. В некоторых регистрационных картах предусмотрено «Краткое содержание» с контекстными словами и фразами. Можно применить для поиска сразу реквизиты и контекстные фразы файла. Узнать, насколько выполнено то или иное задание, предоставляет возможность поиска по контрольным документам и назначениям.

Достоинства системы

Электронный архив клиенты могут купить у нас и испытать на себе все преимущества функционала:

  • быстрая поисковая система;
  • на подготовку и выборку уходит минимум времени;
  • по группам сотрудников устанавливаются свои ключи входа в систему;
  • необходимо указывать место хранения документов на бумажных носителях;
  • многие решают электронный архив Е1 купить, существенно сократив этим затраты на формирование корпоративных архивных данных;
  • не нужно будет так часто пользоваться услугами архивной службы;
  • в любой момент можно проследить за обновлением истории информации, пребывающей на хранении;
  • с электронным архивом можно забыть об утраченной информации;
  • общее хранилище предусмотрено для хранения всех документов компании, в том числе и филиалов;
  • архив рассчитан на электронную документацию вне зависимости от формата;
  • встроенные средства сканирования и функция «Автоимпорт» позволяют без труда импортировать бумажную документацию в электронную форму;
  • теперь с документацией можно работать группой, используя версионность, распределение задач;
  • посредством электронного архива формируются отчеты, ведется работа над созданием аналитических справок;
  • защиту архивной информации обеспечивает наличие электронной цифровой подписи, криптографическое шифрование, создание документальной базы в режиме автомат.

После внедрения системы Е1 клиенты получат возможность повысить продуктивность своего предприятия и его отдельных специалистов. Организация заметно укрепит свои позиции, повысив оперативность, гибкость и мобильность деятельности.

Узнать больше

Работа с первичной документацией

Е1 содержит встроенный сканер, который помогает справиться с бумажной информацией в минимальный срок. Данные можно сканировать отдельными документами и применяя потоковое сканирование. Система содержит функцию идентификации по штрих-коду, что позволяет в автоматическом режиме распределять документы по регистрационным картам.

Функция распознавания OCR входит в систему Е1 изначально, дополнительно ее приобретать не нужно, как не потребуется и дополнительная ее настройка.

Удобство и простота сканирования дает возможность выполнять распознавание пользователем самостоятельно, не обращаясь к специалистам. К регистрационным картам можно прикрепить неограниченное количество файлов. Файлы можно прикреплять поочередно или партиями.

Обработка первичных документов

Процедура сканирования

Приобретая Е1, клиенты получают в комплекте сканирование и распознавание документов, которые не требуют дополнительных настроек и лицензий. Технология распознавания позволяет отправить на сохранения сжатый документ, при этом он уменьшается в десять раз, не ухудшив свое качество.

При помощи функции Drag&Recog можно переносить в регистрационную карту и мгновенно идентифицировать реквизиты сканированного документа.

Скорость распознавания информации никак не влияет на ее качество. Система позволяет применять автоматическое заполнение регистрационных карточек. Также можно настроить автоматическое движение документов по определенному маршруту после его переноса.

Значительно экономит время процедура регистрации файлов сразу после сканирования. Автоматическая регистрация позволяет снизить показатель неправильного ввода информации.

При покупке системы наши специалисты оказывают качественные услуги по установке Е1, а также готовы предоставить квалифицированную консультацию по любым вопросам функционала. Для приобретения достаточно заполнить специальную форму заказа на нашем сайте.

Сканирование и распознавание

Система имеет собственную встроенную систему сканирования и распознавания, в основе которой лежит система оптического распознавания текстов Cuneiform. Сохранение и сжатие распознанного документа происходит с помощью технологии Cognitive PDF/A, что позволяет уменьшить размер документа в 10 раз без потери качества.

Помимо этого, реализована уникальная функция Drag&Recog, которая предназначена для переноса и быстрого распознавания реквизитов с отсканированного изображения документа в поля регистрационно-контрольной карточки (РКК). Использование Drag&Recog позволяет существенно экономить время при заполнении РКК документа.

Сканирование и распознавание