Несмотря на общее засилье западных брендов на отечественном рынке информационных технологий (особенно в сегменте делового ПО), есть направления, где российские разработчики не только успешно конкурируют с западными, но и играют определяющую роль в развитии этих направлений. В первую очередь это касается разработки систем автоматизации бухгалтерского учета, информационно-правовых систем и систем электронного документооборота. И если системы первых двух классов — от 1С, Консультант, Гарант — фактически не испытывают конкуренции со стороны запада, то рынок систем электронного документооборота в России уже много лет находится в зоне интересов таких компаний, какEMC и IBM, а сейчас к ним присоединились Microsoft и Oracle.

 

Рынок ПО в России в 2007 году оценивается на уровне $1,87 млрд. (РБК). При этом на решения по автоматизации документооборота пришлось около $170 млн., что естественно, делает его лакомым кусочком для западных гигантов. По мнению экспертов, на долю западных решений приходится 3-5% от общего количества внедрений в 2007г. (всего реализовано около 3 000 проектов). То есть на текущий момент можно сказать, что экспансия западных разработчиков на российском рынке СЭД провалилась. Среди основных причин называются низкая адаптация под российскую специфику и высокая стоимость решений. Продвижением западных систем занимаются компании Крок, Рексофт, Терралинк, Техносерв и др. При этом отдельно нужно рассматривать решения компании IBM, так как ее технологии используют в разработке систем автоматизации российские компании Интертраст, АйТи и др.

 

 

Основной причиной распространения систем электронного документооборота стало осознание потребности в использовании подобных систем. Передовиками в этом процессе, естественно, выступили организации госсектора и крупные промышленные компании. Также ускорили развитие приток иностранного капитала и распространение иностранного менеджмента. Объясняется это тем, что на Западе культура использования систем управления информацией (документами) в электронном виде уже сложилась, и их применение стало для компаний обычной практикой. Сегодня и в России руководители предприятий понимают, что без использования специальных ИТ ведение бизнеса уже невозможно. Развитие экономики приводит к усилению конкуренции, в условиях которой менеджмент использует все доступные средства повышения качества работы компании. К ним, безусловно, относятся ИТ и системы класса СЭД в частности.

 

Первые российские разработки в этой области появились еще в середине 90-х. У истоков рынка стояли компании Интертраст, ЭОС, Весть-Метатехнология, НТЦ ИРМ, Cognitive Technologies, Оптима, АйТи. Их развитие шло на фоне бесчисленных попыток самостоятельной автоматизации работы с документами, предпринятых штатными IT-специалистами этих организаций. Большинство таких попыток были не очень удачными. В итоге компании начали доверять работу по автоматизации документооборота профессионалам, что и дало старт рынку СЭД. К 2000 году на рынке уже были представлены IBM, Documentum и Hummingbird. В 2002-2003 годах произошло качественное изменение состава игроков и предлагаемых ими решений. Появилось несколько новых сильных игроков, а ряд российских систем перешли на новый технологический уровень, от систем автоматизации делопроизводства до полноценных систем электронного документооборота за счет поддержки современной технологии Workflow (управления потоками работ). Компании, проигнорировавшие это веяние, были вынуждены уйти с рынка. По оценкам аналитиков РБК, в то время рост рынка составил 60-70% в год, и о нем начали говорить как о наиболее перспективном сегменте ИТ. Высокие показатели роста (на уровне 40%) сохраняются последние 3 года, что говорит о высокой востребованности систем класса СЭД в России.

 

 

Система автоматизации документооборота (САД), или система электронного документооборота (СЭД) — комплексное средство повышение качества работы организации за счет более эффективной работы с основным ресурсом организации — документами. Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.

 

 

Сравнение систем и выбор СЭД, удовлетворяющей потребностям предприятия, является крайне сложной задачей. И если проведение детального исследования систем, имеющих полнофункциональную демонстрационную версию, — вполне реальная задача, то предоставленный разработчиками удаленный доступ к системам и, тем более, презентации консультантов, далеко не всегда и не всем позволяют достаточно полно ознакомиться с системами и подробно сравнить их.

В данной статье приводится сравнение систем электронного документооборота, имеющих в последние годы наибольшее распространение в России. Для рассмотрения были отобраны те разработчики, которые активно присутствуют на рынке, постоянно улучшают свои продукты и ориентируются на современные тенденции развития СЭД. Представленные в статье системы используют различные базовые платформы и технологии, однако предназначены для решения одной и той же задачи — автоматизации документооборота. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, нами не рассматриваются.

 

Проведенный сравнительный анализ учитывает функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем, а их сочетание определяет положение каждой системы на рынке предложения. Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Что касается стоимостного анализа, то главная сложность заключается в различиях оценки того или иного функционала разработчиками: у одной системы возможность может входить в стандартный комплект, а у другой — быть дополнительной опцией, приобретаемой за дополнительные деньги.

 

Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в таблицах. При этом используются следующие значения:

 

0 — возможность не реализована,

0,5 — реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,

1 — возможность реализована.

 

 

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице «Канцелярия» дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации СЭД на предприятии. В нижеследующей таблице приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

 

 

 

В таблице приводится стоимость СЭД из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Обращаем внимание на такой важный аспект при оценке стоимости системы, как конкурентность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В таблице «Стоимость» приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

 

 

 

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

 

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами. 

 

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит). Эти системы показали значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладают в стандартной комплектации сбалансированным функционалом.

 

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot), которые по набранным итоговым баллам сильно уступают другим участникам исследований. Их функциональные возможности позволяют решить лишь часть задач, связанных с обеспечением электронного документооборота на предприятии. Результаты изучения этих систем не позволяют говорить о них как о полноценных решениях класса СЭД. В частности, это подтверждают данные таблицы «Канцелярия», где эти системы показали наиболее низкое соответствие требованиям, предъявляемым к современной СЭД, тогда как у других СЭД был выявлен схожий, но более развитый функционал для обеспечения работы службы канцелярии.

 

Итоги исследования функциональных возможностей подтверждаются и оценкой количества внедрений различных СЭД в России за 2007 год (всего 2 900 внедрений). Лидером по количеству реализованных проектов является система ЕВФРАТ-Документооборот. Кроме этого, значимые позиции на рынке занимают и другие СЭД с высоким функционалом, в том числе Дело, Directum и DocsVision. Исключением является  система Optima-Workflow, разработчики которой изначально не рассматривали ее как массовое решение для среднего и малого бизнеса.