Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных структур и крупного бизнеса, так и для предприятий малого и среднего бизнеса. Такая востребованность объясняется тем, что даже небольшие организации за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно эффективно управлять, что, учитывая постоянный рост объема документооборота на предприятиях, становится делать все сложнее. В сложившейся ситуации руководители и топ-менеджмент предприятий ищут новые способы и новые инструменты организации работы с документами.

В то же самое время нельзя сказать, что сейчас есть полное понимание того, как влияет организация документооборота на результаты деятельности предприятия, в чем измерять результат от мер, предпринятых в этом направлении, и т.д. Ответы на большую часть этих вопросов носят исключительно качественный характер и не оперируют количественными показателями, столь удобными и привычными для анализа.

Данное тестирование (экспресс-оценка) эффективности организации документооборота на предприятии подготовлено специалистами Московской финансово-промышленной академии (МФПА) при участии сотрудников Российской академии естественных наук (РАЕН).

Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны (а в последствии и прошли апробацию) на основе анализа качественных и количественных показателей, полученных в ходе практического исследования организации работы с документами на предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА.

В основе оценки текущего уровня организации работы с документами на предприятии лежат четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и коэффициент информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отрасль, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.

Итогом тестирования является комплексная оценка эффективности организации документооборота предприятия (в процентах), которая при сравнении со статичными показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота)* позволяет сделать вывод о текущем уровне организации работы с документами и эффективности документооборота вашего предприятия.

Предлагаемое тестирование позволит вам качественно и количественно оценить эффективность работы с документами на предприятии, а также сформулировать требования по совершенствованию документооборота . Для оценки эффективности работы с документами авторами предложен ряд коэффициентов, позволяющих комплексно описать проблему организации документооборота (предметную область).

Проходить тестирование рекомендуется руководителям небольших организаций или руководителям департаментов, отделов и других функциональных подразделений средних и крупных организаций. Обращаем внимание на то, что оценка эффективности делается на основе работы одного управленческого звена (руководитель и его подчиненные), поэтому для получения наиболее объективной оценки рекомендуем вам выбрать в качестве обследуемого наиболее характерный для предприятия участок управления или протестировать несколько подобных участков и усреднить полученные показатели.

Результаты исследования представляют собой систему показателей, отраженную на графиках и диаграммах. Их назначение — позволить оперативно и всесторонне оценить реальную ситуацию с организацией документооборота на предприятии, наглядно продемонстрировать руководителю слабые места в работе с документами. Полученные результаты рекомендуется использовать при разработке комплекса мероприятий по совершенствованию документооборота , а само тестирование — для проведения повторных оценок по итогам этих мероприятий.

* Показатели были получены путем усреднения данных, собранных в ходе реальных исследований предприятий:

• не ведущих учет документов;
• работающих по ГСДОУ;
• использующих систему электронного документооборота.

Для получения качественной и объективной оценки эффективности советуем перед прохождением тестирования ознакомиться с нашими рекомендациями. Рекомендации по прохождению тестирования Приступить к тестированию После прохождения тестирования рекомендуем воспользоваться комментариями для более удобной интерпретации результатов. Результаты тестирования можно также распечатать. Комментарии по результатам тестирования

Вопросы, предложения и отзывы по оценке эффективности организации документооборота просьба присылать на электронную почту contest@cognitive.ru.