Снижение затрат на хранение документов в 5 - 7 раз!

Электронный архив документов является важным элементом системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов любой организации. Без этого невозможно организовать эффективное управление информацией, от которого напрямую зависит взаимодействие отделов, производительность труда сотрудников и время, затрачиваемое на принятие управленческих решений.  

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива, который обеспечивает:

• создание единой базы электронных документов любых форматов (.doc, .xls, .pdf, .tif, .jpeg, .wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
• ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (подсистема «Автоимпорт документов»);
• поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т. д.;
• оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
• создание отчетов и аналитических справок;
• информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Для организации эффективного хранения электронных документов, вышедших из оперативного обращения, в системе ЕВФРАТ реализован модуль «Архивариус», позволяющий расширить функции электронного архива и организовать его в соответствии с требованиями ГОСТ по работе с архивными документами.

Возможности электронного архива, реализованные в системе ЕВФРАТ, позволяют:

• повысить удобство работы с электронными документами;
• сократить время, затрачиваемое на поиск и работу электронных документов;
• обеспечить контроль доступа к электронным документам;
• исключить потерю и несанкционированное изменение электронных документов;
• обеспечить эффективное управление электронными документами;
• сохранить историю работы с электронными документами и их версиями.