Увеличение скорости согласования договоров в 4 - 6 раз!

В работу с договорами и сопутствующими документами вовлечена значительная часть подразделений любой коммерческой организации. Однако во многих компаниях отсутствуют четкие внутренние регламенты создания и ведения договоров, а сам процесс работы с ними трудоемок, фрагментарен и не автоматизирован. Это приводит к замедлению бизнес-процессов, несвоевременному выполнению обязательств, возникновению рисков штрафных санкций и потере клиентов.

В системе ЕВФРАТ поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора является первым этапом работы с договорными документами. Для создания проекта договора в системе ЕВФРАТ, пользователь, ответственный за его подготовку, заполняет регистрационно-контрольную карточку документа и присоединяет к ней любые необходимые файлы. При этом системой поддерживается проверка документов на дублирование, что позволяет избежать двойной регистрации договора (например, в случае, если документы сначала пришли по электронной почте, а затем — по обычной).

Для облегчения подготовки проекта договора, в системе ЕВФРАТ реализована подсистема «Работа с шаблонами», с помощью которой содержимое регистрационно-контрольной карточки документа автоматически переносится в поля договора, созданного при помощи текстового редактора Microsoft Office Word. Также проект нового договора может быть зарегистрирован на основе уже существующего в системе документа.

Для автоматизации регистрации и обработки документов, в проектных решениях на базе системы ЕВФРАТ могут быть использованы новейшие разработки специалистов Cognitive Technologies, позволяющие освободить сотрудников компании от выполнения рутинных операций. Например, подсистема «Понимание документов» обладает способностью самостоятельно производить анализ поступающих договоров, выделяя смысловые части и необходимые реквизиты, такие как дата заключения, названия компаний, заключающих соглашение, предмет договора, срок действия договора, количество страниц договора. Кроме того она автоматически определяет наличие приложений и дополнительных соглашений, прикрепляя соответствующие файлы к регистрационно-контрольной карточке проекта договора.

Согласование проекта договора

После завершения подготовительной работы, проект договора отправляется на внутреннее согласование. На этом этапе в системе ЕВФРАТ используются возможности управления потоками работ (workflow), позволяющие отправить документы по заранее созданным маршрутам. Если пользователь, ответственный за проект договора, не нашел нужный ему маршрут, он может создать его самостоятельно. При этом для каждого согласующего можно прописать свои сроки и текст согласования. После запуска согласования проект договора автоматически придет нужному согласующему лицу. Таким образом, использование механизма workflow позволяет обеспечить выполнение регламентов обработки документов и автоматизировать их движение, систематизируя и ускоряя бизнес-процессы организации.

Сотрудник, ответственный за проект договора, может просматривать историю согласования и комментарии согласующих лиц, а также получать автоматическую рассылку о ходе согласования по электронной почте. Это позволяет эффективно контролировать процесс согласования проекта договора и оперативно вносить в него необходимые исправления. Для удобства пользователей процесс согласования договорных документов также отражается в отчете «Лист согласования». Всем пользователям системы, согласующим проект договора, приходят автоматические напоминания о наступлении срока согласования и оповещения о назначении согласующим.

В случае если кто-то из согласующих решил внести изменения в проект договора, система ЕВФРАТ автоматически создаст новую версию документа. Это позволяет организовать коллективную работу с проектом договора и отслеживать все исправления, внесенные в процессе его согласования. После завершения согласования версии договоров можно объединить средствами Microsoft Office Word.

Благодаря механизму разграничения прав доступа, в процессе согласования обеспечивается защита конфиденциальной информации, а использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантирует подлинность содержания договорных документов.

Если после внутреннего согласования проект договора был отправлен на согласование контрагенту, который внес в него изменения и отправил документ обратно, подсистема «Понимание документов» сможет автоматически зарегистрировать измененный проект договора как новую версию для согласования.

Регистрация и исполнение договора

В результате прохождения всех этапов согласования и процедуры официального утверждения, договор регистрируется в системе ЕВФРАТ и становится доступен всем сотрудникам, наделенным соответствующими правами доступа.

Регистрация договора в системе позволяет обеспечить необходимый уровень информационную безопасности и облегчить оперативную работу с договорными документами. При этом в системе ЕВФРАТ можно устанавливать связи между документами (акты, дополнительные соглашения, официальные письма и т. д.) и использовать систему отчетов, что позволяет оперативно отслеживать исполнение договора и все происходящие с ним изменения. Составление и отправка отчетов, установление связей, а также многие другие операции с документами, могут осуществляться системой ЕВФРАТ автоматически.

Для повышения удобства работы с договорами, в системе ЕВФРАТ реализована возможность интеграции с программным продуктом 1С: Предприятие версий 7.7 и 8.0. При интеграции происходит объединение справочников контрагентов двух систем, а также появляется возможность вызывать договоры, зарегистрированные в системе ЕВФРАТ, из пользовательского интерфейса 1С. Кроме этого, используя ЕВФРАТ API, поставляемый с системой, можно реализовать и иные виды интеграции как с программами семейства 1С, так и с другими приложениями сторонних разработчиков (ERP, правовые системы и т. д.).

Хранение договора

Система ЕВФРАТ позволяет вести архив договорных документов, в котором сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа, могут оперативно искать, просматривать и анализировать договоры и связанные с ними документы. Для быстрого поиска оригиналов договоров, в системе можно указать точное место хранения бумажных версий. Расширенную функциональность электронного архива в системе ЕВФРАТ предлагает модуль «Архивариус», позволяющий организовать хранение договорных документов в соответствии с требованиями по работе с архивными документами.

Таким образом, автоматизация управления договорами с помощью системы ЕВФРАТ и поставляемых с ней технологий позволяет:

• упростить и ускорить работу с договорными документами;
• обеспечить надежное хранение договоров и связных с ними документов (актов, приложений и т. д.);
• снизить риски срыва сроков согласования договоров;
• установить четкие регламенты согласования и обработки договорных документов;
• обеспечить информационную безопасность организации;
• получить эффективные механизмы контроля и мониторинга бизнес-процессов по договорной деятельности;
• повысить исполнительскую дисциплину и производительность труда сотрудников.