Эффективное управление взаимодействием с контрагентами!

Построение долгосрочных контактов с клиентами и партнерами, управление и развитие взаимоотношений с ними является одной из ключевых задач современной организации. Эффективное решение этой задачи позволяет не только расширить портфель заказов или привлечь новых партнеров, но и оперативно вносить коррективы в реализуемые программы и мероприятия, направленные на развитие бизнеса и достижение запланированных бизнес-результатов.

Конфигурация ЕВФРАТ Контрагенты является комплексным решением для организации эффективного взаимодействия с контрагентами (клиентами, партнерами и другими организациями, с которыми предприятие ведет активную работу).

ЕВФРАТ Контрагенты реализует все возможности системы электронного документооборота ЕВФРАТ и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организации, связанные с взаимодействием с контрагентами (например, проведение переговоров и заключение договора).

Конфигурация ЕВФРАТ Контрагенты обеспечивает:

• ведение единой базы контрагентов
• учет, планирование и управление взаимодействием с контрагентами
• контроль деятельности менеджеров отдела продаж
• ведение истории закупок, осуществленных контрагентами
• автоматическую обработку обращений в организацию
• автоматическое создание документов при работе с контрагентами (коммерческих предложений, договоров, актов о выполненных работах, протоколов и т. п.) по шаблонам
• подготовку, проведение и анализ проводимых маркетинговых мероприятий

Ведение единой базы контрагентов

Конфигурация «Контрагенты» позволяет вести единую базу контрагентов. Для каждого контрагента менеджер отдела продаж регистрирует электронный документ — карточку контрагента, в которой фиксируется контактная информация, данные о потребностях и вид контрагента (клиент, партнер, поставщик). Для каждой организации можно задать произвольное количество контактных лиц, с которыми ведется работа. Карточка контрагента содержит специальные вкладки (Работы и Документы), на которых наглядно отображается информация о связанных с контрагентом работах и документах.

Создание единой базы контрагентов и контактных лиц обеспечивает возможность одновременной работы с ней всем сотрудникам организации. При этом в системе предусмотрена возможность разграничения прав доступа к информации. Таким образом, предотвращается возможность несанкционированного доступа к данным, а сотрудники видят только необходимую им информацию.

Учет, планирование и управление взаимодействием с контрагентами

Все работы с контрагентом фиксируются менеджером в системе. Для каждой работы указывается тип деятельности: «Встреча», «Телефонный контакт» или «Переписка», а также ее текущее состояние: «В процессе», «Завершена», «Отложена», «Отменена», «Планируется». После фиксации результата контакта с контрагентом, системой будет предложено запланировать время следующего контакта. Если контакт был запланирован, то ответственному сотруднику в определенный срок придет уведомление о том, что ему необходимо связаться с клиентом. Таким образом, ведется учет и накопление всей истории взаимодействия с контрагентами. В случае отсутствия менеджера (командировка, болезнь, отпуск и т. п.) это позволяет передать работу с контрагентом другому сотруднику.

Контроль деятельности менеджеров отдела продаж

Используя конфигурацию ЕВФРАТ Контрагенты, руководители получают широкие возможности для анализа работы отдела продаж по различным критериям (например, оценка загрузки персонала, контроль выполнения намеченных планов, анализ потребностей клиентов и т. п.). Для этого предусмотрены следующие программные средства: папка «Работа с клиентом» на панели навигации, специальные отчеты, просмотр истории работ в карточке контрагента и просмотр истории изменений значений полей регистрационно-контрольных карточек документа.

! Система ЕВФРАТ может быть интегрирована с ERP-системами, что позволит оперативно получать информацию о факте продажи, выписки счета или извещения об оплате.

Ведение истории закупок, осуществленных клиентами

В конфигурации ЕВФРАТ Контрагенты предусмотрена возможность учета поставляемых организацией продуктов и услуг. Менеджер отдела продаж может указать в карточках контрагентов, являющихся партнерами или поставщиками, информацию о приобретенных ими продуктах. Для этого в карточке контрагента имеется специальная секция — История закупок.

Автоматическая обработка обращений в организацию

В конфигурацию ЕВФРАТ Контрагенты включена подсистема «Автоимпорт документов», дающая возможность автоматически импортировать в систему бумажные документы (после сканирования), электронные документы, полученные по почте или хранящиеся на диске (файлы документов, созданных внешними редакторами, факсы), а также информацию из форм, размещенных на web-сайте организации (запрос от клиента).

Использование автоматической обработки документов и событий позволяет организовать автоматическое распределение входящих обращений от клиентов и партнеров по менеджерам отдела продаж.

Автоматическое создание документов по шаблонам

В конфигурацию ЕВФРАТ Контрагенты включена подсистема «Работа с шаблонами», позволяющая автоматизировать процесс подготовки документов, созданных на основе шаблонов MS Word 2003/2007 (коммерческое предложение, договор, акт, протокол и т. п.). Работа с шаблонами упрощает выполнение рутинных работ, связанных с подготовкой документов при взаимодействии с клиентами и партнерами.

Подготовка, проведение и анализ маркетинговых мероприятий

В процессе работы с контрагентом менеджер отдела продаж может инициировать проведение различных маркетинговых мероприятий (выставок, пресс-конференций, презентаций и т. п.). Для их учета в системе предназначена специальная карточка, в которой можно указать контрагентов, на которых нацелено мероприятие.

Состав конфигурации ЕВФРАТ Контрагенты

РКК (регистрационно-контрольные карточки)

• РКК «Контрагенты» — карточка для учета контрагентов
• РКК «Мероприятия» — карточка для описания и учета мероприятий (выставок, конференций, отзывов, благодарностей и т. п.)
• РКК «Продукты» — карточка для описания и учета продуктов и услуг, реализуемых как организацией, в которой развернута система, так и сторонними организациями
• РКК «Работа с контрагентом» — карточка для описания проводимых с клиентом работ (описывает тип работы и текущее состояние)
• РКК «Договор» — карточка для учета договоров
• РКК «Персональные поручения» — карточка для описания персональных поручений
• РКК «Протоколы» — карточка для учета протоколов событий (совещаний, встреч и т. п.)

Отчеты

• «Дни рождения» — предназначен для построения отчета о днях рождений контактных лиц контрагентов
• «Журнал осуществления звонков» — предназначен для построения журнала осуществленных звонков по выбранным менеджерам и периоду времени
• «Отчет по истории закупок (по менеджерам)» — предназначен для построения отчета об истории закупок продуктов по выбранному периоду времени и менеджерам
• «Отчет по истории закупок (по позициям)» — предназначен для построения отчета об истории закупок продуктов, совершенных клиентами, по выбранным менеджерам и периоду времени
• «Отчет по итогам проведенных мероприятий» — предназначен для построения отчета о проведенных мероприятиях по выбранным менеджерам и периоду времени
• «Распределение менеджеров по контрагентам» — предназначен для построения отчета о контрагентах по выбранному периоду времени, сгруппированный по менеджерам
• «Хронология» — предназначен для построения отчета обо всей деятельности, проведенной с контрагентом. Отчет содержит сгруппированный (по выбранным менеджерам, по выбранным контрагентам) список документов и работ, отражающих всю деятельность по контрагентам за выбранный период

Маршруты

• «Проведение переговоров» — типовой маршрут проведения переговоров
• «Заключение договора» — типовой маршрут заключения договора
• «Контроль исполнения договоров» — типовой маршрут контроля исполнения договора
• «Участие в конкурсе» — типовой маршрут участия в конкурсе

Шаблоны документов

• «Коммерческое предложение» — предназначен для автоматического создания коммерческих предложений в формате Microsoft Word на основе данных, указанных в карточке учета Контрагентов
• «Договор» — предназначен для автоматического создания договоров в формате Microsoft Word на основе данных, указанных в карточках учета Контрагентов и Работы с клиентом
• «Акт выполненных работ» — предназначен для автоматического создания акта выполненных работ в формате Microsoft Word на основе данных, указанных в карточках учета Контрагентов и Работы с клиентом
• «Протокол» — предназначен для автоматического создания протокола выполненных работ в формате Microsoft Word на основе данных, указанных в карточках учета Контрагентов и Работы с клиентом

* По сравнению с базовой конфигурацией в ЕВФРАТ Контрагенты предусмотрена возможность переносить данные из полей текущего документа, а также связанных с ним документов, в текстовые поля шаблонов типовых документов.

Роли пользователей

• «Генеральный директор» — сотрудник, который занимается управлением организацией
• «Координатор» — сотрудник, который принимает и осуществляет первичную обработку обращений контрагентов в организацию
• «Менеджер отдела продаж» — сотрудник, который осуществляет взаимодействие с контрагентами
• «Руководитель отдела продаж» — сотрудник, который осуществляет переговоры с контрагентами, контролирует работу менеджеров отдела продаж и отслеживает исполнение договоров в организации
• «Продакт-менеджер» — сотрудник, который не взаимодействует с контрагентами, но анализирует работу с ними (в зависимости от структуры организации функции продакт-менеджера могут выполнять сотрудники, занимающие различные должности, в том числе сотрудник отдела маркетинга)
• «Бухгалтер» — сотрудник, который осуществляет взаиморасчеты с контрагентами и ведет бухгалтерскую отчетность
• «Юрист» — сотрудник, который выполняет функции юридического консультанта в организации
• «Регистратор» — сотрудник, который регистрирует документы в системе

* Перечисленные роли указаны в качестве исполнителей в маршрутах обработки документов, входящих в конфигурацию ЕВФРАТ Контрагенты.

Конфигурация рабочего места

В конфигурации ЕВФРАТ Контрагенты реализовано специальное рабочее место менеджера отдела продаж, которое позволяет получить быстрый доступ ко всей необходимой в работе с контрагентами информации. В том числе, настроены папки «Работа с клиентом» и «Моя работа с клиентом», в которых содержится актуальная на данный момент информация по клиентам. Организован удобный доступ к отчетам по всей работе с клиентами. Кроме этого реализована возможность просматривать историю изменений значений полей регистрационной карточки документа.