Увеличение скорости согласование счетов на оплату в 2 - 3 раза!

Во многих организациях работа с первичными бухгалтерскими документами (счета на оплату, акты, счета-фактуры и т. д.) ведется в традиционном бумажном виде. Часто это приводит к отсутствию четких регламентов обработки таких документов, неэффективному использованию рабочего времени, потере первичных бухгалтерских документов. В результате у организации возникают проблемы со своевременной сдачей бухгалтерской отчетности, что может привести к штрафным санкциям и ухудшению взаимоотношений с контрагентами.

Базовая функциональность системы ЕВФРАТ позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации и согласования и организации хранения документов в электронном виде.

Ввод и регистрация

Ввод первичных бухгалтерских документов в систему ЕВФРАТ осуществляется как в ручном, так и в автоматическом режиме. При этом поддерживается как постраничное и потоковое сканирование, так и ввод документов с помощью системы массового ввода документов Cognitive Forms, разработанной Cognitive Technologies. Для удобства пользователя сканирование может быть инициировано из интерфейса системы ЕВФРАТ.

После сканирования образы документов автоматически прикрепляются к регистрационно-контрольной карточке документа. Прикрепленные документы можно просматривать в системе и выводить на печать с помощью встроенных средств просмотра и печати. Между ними также можно установить связи, что позволяет оперативно находить и просматривать все сопутствующие документы (договоры, акты и т. д.). Доступ пользователей к документам в электронном архиве осуществляется в соответствии с определенными для них правами.

При необходимости на все сканируемые документы может надпечатываться штрих-код (реализуется в проектных решениях), что позволяет осуществлять быстрый поиск их электронных копий в системе ЕВФРАТ по бумажным оригиналам.

Согласование

Возможности управления процессами (workflow), реализованные в системе ЕВФРАТ, позволяют повысить эффективность обработки документов. С их помощью в организации можно создать четкие регламенты движения электронных версий первичных бухгалтерских документов. Для этого специалистами (администратором системы, бизнес-аналитиком и т. д.) создаются типовые маршруты их движения и обработки. Например, после получения и регистрации отделом закупок счета на оплату, он автоматически отправляется по одному из маршрутов согласования, определяемому на основе заранее выбранных параметров (сумма счета, название контрагента и т. д.). Это позволяет повысить оперативность процессов согласования. Кроме использования типовых маршрутов, пользователь может создать собственный маршрут, указав для него необходимые условия и участников.

В системе ЕВФРАТ можно оперативно отслеживать процесс визирования документов. На карточке документа отображается вся необходимая информация о согласованиях и других работах по документу. При этом может использоваться механизм электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая гарантирует авторство и неизменность завизированного документа.

В случае если первичные документы повторно пришли в организацию, автоматическая проверка на дублирование позволяет исключить их двойную регистрацию в системе.

Контроль исполнения

После визирования первичных бухгалтерских документов они передаются на исполнение. Как и в случае согласования, этот процесс можно автоматизировать с использованием маршрутов. Настраиваемые уведомления позволяют пользователям оперативно получать информацию о текущем состоянии документа как непосредственно на рабочем месте пользователя системы ЕВФРАТ, так и по электронной почте. Система автоматически отправляет напоминания о приближении контрольных сроков, что позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Анализ и контроль исполнения можно осуществлять, используя отчеты и аналитические справки.

Для удобства работы с первичными бухгалтерскими документами в базовой версии системы ЕВФРАТ реализована интеграция с программным продуктом 1С: Предприятие версий 7.7 и 8.0. Такой вариант работы обеспечивает интеграцию справочников контрагентов двух систем. Кроме этого, обеспечивается возможность вызывать документы, подтверждающие выполнение проводок, которые зарегистрированы в системе ЕВФРАТ, непосредственно из пользовательского интерфейса 1С. Открытый API, поставляемый с системой, позволяет реализовать и другие виды интеграции с 1С, а также большинством учетных систем.

Хранение

Обеспечение хранения первичных бухгалтерских документов и оперативный доступ к ним имеют большое значение для хозяйственной деятельности организации. Во многих случаях для быстрого поиска оригиналов документов сотрудниками бухгалтерии или финансового отдела составляются реестры документов. Обычно для этой цели используется Microsoft Office Excel. Такой подход обладает рядом существенных недостатков: сложность обеспечения доступа к реестрам группы сотрудников, неудобство осуществления поиска записей, невозможность подготовки отчетов и справок в автоматическом режиме т. д.

Хранение документов в системе ЕВФРАТ обеспечивает следующие преимущества. Во-первых, реестры могут храниться в системе. При этом сотрудникам доступ к ним может предоставляться в соответствии с их должностными полномочиями, а для самих реестров поддерживается работа с версиями. Во-вторых, функции реестра может выполнять сама система, так как она позволяет автоматически создавать журналы документов по шаблону и осуществлять поиск по необходимым словам и атрибутам. Это дает возможность оперативно создавать выборки документов за определенный период или по определенному реквизиту (например, по одному из контрагентов), что особенно важно при подготовке к налоговым проверкам. Для каждого документа также можно указать реальное место хранения бумажного оригинала, поддерживая связь с бумажным архивом. Пользователи могут создавать собственные папки динамического поиска, что позволяет отслеживать интересующие их документы (например, в отдельной папке будут отображаться документы по одному из контрагентов).

Расширенные возможности электронного архива в системе ЕВФРАТ предлагает модуль «Архивариус». Он обеспечивает надежное хранение первичных бухгалтерских документов прошлых периодов и контроль доступа к ним.

Таким образом, использование системы ЕВФРАТ для автоматизации работы с первичными бухгалтерскими документами позволяет:

• организовать массовый ввод первичных документов;
• автоматизировать и ускорить процесс согласования первичных бухгалтерских документов;
• обеспечить быстрый доступ к первичным и сопутствующим им документам (договорам, дополнениям и т. д.);
• организовать согласование и хранение первичных бухгалтерских документов в соответствии с четким регламентом;
• сократить время, затрачиваемое на поиск оригиналов первичных бухгалтерских документов;
• выдавать поручения и задания по первичным документам и осуществлять контроль их исполнения;
• обеспечить требуемый уровень информационной безопасности с помощью разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, использования ЭЦП и средств криптографического шифрования;
• сократить время, требующееся для подготовки к аудиторским и налоговым проверкам;
• улучшить работу с контрагентами, сократить количество претензий и штрафов, облегчить проведение сверок;
• повысить производительность труда и уровень исполнительской дисциплины сотрудников финансовых департаментов.