Описание подсистемы «Автоматическая обработка документов и событий»

Подсистема «Автооматическая обработа документов и событий» — решение, позволяющее автоматизировать обработку документов и событий за счет включения в бизнес-процессы функциональных узлов, выполняемых без участия человека. С ее помощью система ЕВФРАТ получает возможность автоматически выполнять более десяти рутинных операций, таких как определение типа документа; назначения исполнителя, срока исполнения и специалиста, контролирующего выполнение бизнес-процесса; формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам; отправка документа контрагенту по электронной почте и др. Т. к. система совершает действия без участия человека, бизнес-процессы организации протекают более оперативно, а процесс принятия управленческих решений становится более эффективным.

Описание подсистемы «Автоимпорт документов»

Подсистема «Автоимпорт документов» — решение, позволяющее автоматически импортировать в систему ЕВФРАТ документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах. Использование этой подсистемы дает возможность освободить сотрудников организации от выполнения рутинных операций, связанных с вводом документов, и повысить достоверность информации, вносимой в систему ЕВФРАТ.

Пример использования: регистрация входящей корреспонденции.

Описание подсистемы «Понимание документов»

Подсистема «Понимание документов» — уникальное решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей) и опыт, полученный в рамках проектных работ по автоматизации документооборота в крупных государственных и коммерческих организациях. С помощью подсистемы система электронного документооборота и управления бизнес-процессами ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно, без участия человека, производить анализ документов, выделяя смысловые части и необходимые реквизиты. Понятая таким образом информация автоматически заносится в регистрационно-контрольную карточку документа. В результате при использовании подсистемы «Понимание документов» регистрация типового документа занимает 3 секунды, что в 5 - 10 раз меньше времени, затрачиваемого на регистрацию документа при ручном вводе. Кроме значительного сокращения рутинных операций, ведущего к повышению скорости обработки документов, «Понимание документов» позволяет значительно повысить достоверность вносимых данных.

В настоящее время подсистема «Понимание документов» обучена пониманию тех видов документов, потребность в массовой регистрации и учете которых наиболее востребована: входящая корреспонденция и договоры по различным видам деятельности. Для договоров подсистема автоматически заполняет в системе ЕВФРАТ следующие реквизиты: дату заключения, названия компаний, заключающих соглашение, предмет договора, срок действия договора, количество страниц договора. Кроме этого она автоматически определяет наличие приложений и дополнительных соглашений, прикрепляя соответствующие файлы к карточке документа. Для входящей корреспонденции подсистема заносит в регистрационно-контрольную карточку дату, информацию о корреспонденте (название учреждения, Ф.И.О., должность), адресата (название учреждения, Ф.И.О., должность), краткое содержание, количество страниц. Время обучения подсистемы «Понимание документов» для одного вида документов составляет около одной недели.

Подсистема «Понимание документов» незаменима в организациях, имеющих четкие внутренние регламенты по виду и типу используемых документов или придерживающихся в своей работе ГОСТов.

Пример использования: обработка обращений граждан, документов в рамках взаимодействия с клиентами и поставщиками.

Описание подсистемы «Работа с шаблонами»

Подсистема «Работа с шаблонами» — решение, позволяющее автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам. Эта задача актуальна для  исходящих писем, командировочных удостоверений, договоров, обращений граждан, приказов и др. При подготовке бумажного документа в системе ЕВФРАТ пользователь выбирает нужный шаблон, если нет привязки данного типа документа к определенному шаблону. После этого содержимое регистрационно-контрольной карточки документа системы ЕВФРАТ автоматически переносится в необходимые поля документа, создаваемого в текстовом редакторе Microsoft Office Word. После этого документ может быть распечатан. Использование подсистемы «Работа с шаблонами» позволяет значительно сократить сроки подготовки электронных документов и обеспечить достоверность вносимой в них информации. При этом настройка и использование подсистемы максимально упрощены. Функция «быстрая печать» позволяет подготавливать и печатать документ без вызова Microsoft Office Word, а поддержка «динамических таблиц» позволяет создавать в шаблонах макеты таблиц, автоматически заполняемые содержанием документа. Вызов подсистемы «Работа с шаблонами» в системе ЕВФРАТ осуществляется из регистрационной карточки документа.

Пример использования: заполнение договора, командировочного листа и т. д.